1 Informasi yang Kami Kumpulkan
Kami dapat mengumpulkan informasi tentang Anda dalam berbagai cara. Informasi yang dapat kami kumpulkan melalui aplikasi ini meliputi:
- Data Pribadi: Nama, alamat email, nomor telepon, ID karyawan, dan informasi identitas lainnya yang Anda berikan saat pendaftaran atau pengaturan profil.
- Data Kepegawaian: Jabatan, departemen, riwayat pekerjaan, informasi kontrak, dan data terkait kepegawaian lainnya.
- Data Kehadiran: Waktu clock-in/clock-out, data lokasi (koordinat GPS), dan catatan kehadiran.
- Informasi Perangkat: ID perangkat, sistem operasi, informasi jaringan mobile, dan jenis perangkat.
- Data Lokasi: Dengan izin Anda, kami mengumpulkan informasi lokasi secara real-time untuk memverifikasi kehadiran di lokasi kerja yang ditentukan.
- Data Kamera/Foto: Foto yang diambil untuk verifikasi kehadiran (selfie) dan upload dokumen pendukung.
2 Bagaimana Kami Menggunakan Informasi Anda
Kami menggunakan informasi yang kami kumpulkan untuk berbagai tujuan operasional dan administratif, termasuk:
- Mengelola kehadiran karyawan dan jadwal kerja.
- Memverifikasi lokasi karyawan saat clock-in/clock-out.
- Memproses pengajuan cuti, izin, lembur, dan alur persetujuan (approval).
- Menghasilkan laporan penggajian (payroll) dan administrasi HR.
- Mengirim notifikasi penting terkait pekerjaan.
- Memelihara dan meningkatkan kinerja serta keandalan layanan kami.
- Mematuhi kewajiban regulasi dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
3 Penggunaan Data Lokasi
Aplikasi kami mengumpulkan data lokasi untuk:
- Memverifikasi bahwa kehadiran dicatat di lokasi kerja yang sah.
- Menghitung jarak dari titik kehadiran atau outlet/kantor yang ditentukan.
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan kehadiran perusahaan.
Pengumpulan data lokasi hanya dilakukan saat pengguna secara aktif menggunakan fitur kehadiran atau selama jam kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan. Data lokasi tidak digunakan untuk pelacakan umum di luar jam kerja, tidak dikumpulkan di luar tujuan operasional, dan tidak digunakan untuk periklanan atau kepentingan pihak ketiga.
Aplikasi ini tidak ditujukan untuk penggunaan umum oleh publik, dan hanya digunakan dalam konteks internal perusahaan sesuai dengan kebijakan dan persetujuan yang berlaku.
4 Penggunaan Kamera dan Foto
Aplikasi ini menggunakan kamera perangkat Anda untuk:
- Mengambil foto selfie saat check-in/check-out kehadiran untuk tujuan verifikasi identitas secara langsung.
- Mengunggah dokumen pendukung untuk pengajuan cuti, izin, reimbursement, atau dokumen kepegawaian.
Foto disimpan secara aman pada infrastruktur cloud terenkripsi dan hanya digunakan untuk keperluan verifikasi operasional internal yang telah disebutkan.
5 Penyimpanan dan Keamanan Data
Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi yang ketat untuk melindungi informasi pribadi Anda, termasuk:
- Enkripsi data saat transit (SSL/TLS HTTPS) dan saat disimpan di basis data.
- Infrastruktur server dan basis data yang terisolasi dengan akses terbatas.
- Kontrol akses berbasis peran (Role-Based Access Control) dan mekanisme autentikasi aman.
- Audit log keamanan, pemantauan aktivitas, dan pembaruan sistem secara berkala.
6 Pembagian Data
Kami tidak menjual, memperdagangkan, atau menyewakan informasi pribadi Anda kepada pihak ketiga manapun. Informasi Anda hanya dapat dibagikan dengan:
- Pemberi kerja Anda, yaitu PT Joenoes Ikamulya yang menggunakan platform HRIS ini.
- Personel HR, atasan, dan supervisor yang berwenang dalam organisasi Anda sesuai hak akses masing-masing.
- Penyedia infrastruktur dan layanan cloud tepercaya yang membantu pengoperasian sistem dengan perjanjian kerahasiaan dan standar keamanan tinggi.
- Otoritas pemerintah atau penegak hukum apabila diwajibkan oleh undang-undang atau peraturan yang berlaku.
7 Retensi Data
Kami menyimpan data pribadi Anda selama diperlukan untuk memenuhi tujuan operasional kepegawaian dan kepatuhan hukum yang diuraikan dalam Kebijakan Privasi ini. Data kepegawaian, riwayat absensi, dan penggajian disimpan selama masa kerja aktif Anda dan untuk periode tertentu setelahnya sesuai ketentuan undang-undang ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku di Indonesia.
8 Hak Anda
Sesuai peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku, Anda memiliki hak untuk:
- Mengakses dan melihat data pribadi Anda yang tersimpan di sistem melalui portal profil karyawan.
- Meminta koreksi atau pembaruan data yang tidak akurat kepada tim HR.
- Meminta klarifikasi atas pemrosesan data kepegawaian Anda.
- Menolak atau menarik persetujuan untuk pemrosesan data opsional tertentu.
- Mengajukan pertanyaan atau pengaduan kepada manajemen HR atau pejabat perlindungan data yang relevan.
9 Notifikasi Push
Kami dapat mengirimkan notifikasi push ke perangkat Anda untuk memberikan pembaruan penting, antara lain:
- Pengingat jadwal kerja, absensi, atau clock-in/clock-out.
- Status persetujuan atau penolakan pengajuan cuti, izin, dan lembur.
- Pengumuman resmi dari manajemen perusahaan.
- Informasi slip gaji dan pembaruan terkait ketenagakerjaan lainnya.
Anda dapat menyesuaikan izin notifikasi melalui menu pengaturan aplikasi atau pengaturan sistem operasi perangkat Anda.
10 Perubahan Kebijakan Privasi Ini
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan sistem operasional maupun ketentuan hukum. Setiap pembaruan akan dipublikasikan pada halaman ini dengan mencantumkan tanggal pembaruan terbaru. Karyawan disarankan untuk meninjau halaman ini secara berkala.
11 Hubungi Kami
Jika Anda memiliki pertanyaan, saran, atau keluhan terkait Kebijakan Privasi ini maupun pengelolaan data pribadi Anda, silakan hubungi tim kami melalui rincian kontak di bawah ini: